Buchhaltung für Amazon Seller: Was solltest du beachten?

Viele Selbstständige und Gewerbetreibende beschäftigen sich nur ungern mit dem Thema Buchhaltung. In diesem Artikel erklären wir dir, worauf du bei einer Amazon Buchhaltung achten solltest, sodass du dir als Amazon Verkäufer keine Sorgen wegen dem Finanzamt machen musst.

Muss ich als Amazon Seller überhaupt Buchhaltung führen?

Die Antwort ist ganz einfach und lautet: Ja! Als Amazon Seller bist du ein Unternehmer, welcher dazu verpflichtet ist ein Gewerbe anzumelden und alle Geschäftsfälle, welche die Finanzen der Firma betreffen, zu dokumentieren.

Am Ende des Jahres musst du dem Finanzamt eine Gewinnermittlung, eine Steuererklärung und eine Umsatzsteuererklärung einreichen. Zusätzlich können auch monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldungen fällig werden.

Die Dokumentation: Der wichtigste Bestandteil jeder Buchhaltung

Es ist wichtig, dass du alle Geldbewegungen, die im Zusammenhang mit deinem Business stehen, dokumentierst.

Hast du keine Kenntnis über die finanzielle Lage deines Geschäfts, kannst du dein Unternehmen nicht skalieren. Deshalb empfehlen wir die Verwendung von Profits von Helium 10, um einen genauen Überblick deiner Ausgaben und Einnahmen zu erhalten.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie du deine Daten speicherst und ablegst. Die genaue Struktur deiner Buchhaltung solltest du dir im Voraus überlegen, sodass du bei Bedarf jederzeit auf deine Daten zugreifen kannst.

Grundsätzlich kannst du dir merken, dass eine Amazon Buchhaltung die folgenden vier Pflichten mit sich bringt:

  1. Amazon Rechnungen erstellen
  2. Eingangsrechnungen aufbewahren
  3. Vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung (betrifft dich, wenn du nicht von der Regelung für Kleinunternehmer profitierst)
  4. Steuererklärung beim Finanzamt einreichen

Falls du dich mit Steuern noch nicht besonders auskennst, kann dir unser Artikel Amazon FBA Steuern weiterhelfen. Hier erhältst du wichtige Informationen zu den Themen Steuererklärung, Umsatzsteuervoranmeldung und Einkommensteuer.

Datensicherung – Gehe auf Nummer sicher!

Die Datensicherung spielt in jeder Buchhaltung eine wichtige Rolle.

Auch wenn Amazon zwar alle Rechnungen in deinem Account automatisch speichert, solltest du sicher gehen, diese herunterladen und auf einem externen Datenträger doppelt abspeichern. Beispielsweise kannst du die Daten auf einer separaten Festplatte oder in einer Cloud speichern.

Wenn du das nicht machst, kannst du die Rechnungen nur online einlesen und bist von dem Bestehen deines Amazon Seller Accounts abhängig. Falls der Account gehackt oder sogar gelöscht wird, sind deine Daten dementsprechend verloren.

Die vier Buchhaltungspflichten für dein Amazon Business

1. Ausgangsrechnungen

Obwohl Amazon einen eigenen Rechnungsservice für die Rechnungserstellung anbietet, würde ich dir empfehlen, deine eigenen Rechnungen auszustellen. Im folgenden habe ich dir einige Vorteile dafür aufgelistet:

  • Möglichkeit der individuellen Gestaltung der Ausgangsrechnungen
  • Fehlerhafte Rechnungen können problemlos korrigiert werden, ohne dass Kunden die komplette Amazon Bestellung stornieren und neu auslösen müssen
  • Personalisierte Botschaften können hinterlegt werden
  • Einzige datenschutzkonforme Möglichkeit, um Kunden nach einer Amazon Bewertung zu fragen
  • Schnittstellen für deinen Steuerberater können eingerichtet werden

Anstatt des Rechnungsservice von Amazon gibt es eine Reihe an alternativen Buchhaltungssoftwares, die den gesamten Buchhaltungsprozess weitestgehend automatisieren. Beispielsweise bietet sevDesk eine automatisierte Buchhaltung für Amazon FBA und FBM an.

Zu beachten ist, dass die Rechnungen in unveränderbarer Form und revisionssicher archiviert werden müssen. Diese dürfen also nicht nachträglich geändert oder manipuliert werden können. Dementsprechend spielt, wie oben erwähnt, die Datensicherung in der Buchhaltung eine wichtig Rolle und sollte nicht vernachlässigt werden.

2. Eingangsrechnungen

Nicht nur die Ausgangsrechnungen sind bei der Gewinnkalkulation relevant. Ebenso ist es wichtig, dass alle Eingangsrechnungen für Materialien, Waren oder weitere Posten, die du für dein Unternehmen benötigst, aufbewahrt werden.

Tipp: Hierunter fallen übrigens auch die Amazon-Gebühren, die du monatlich entrichten musst.

Wichtig ist also, dass du dir für diese Ausgaben Rechnungen erstellen lässt.

Als Hilfe empfiehlt sich der Einsatz einer Buchhaltungssoftware, wie z.B. LexOffice oder Datev Unternehmen Online. Die genannten Anwendungen dienen zum einen als Schnittstelle zwischen Steuerberater und deinem Unternehmen und zum anderen als digitaler Ablageort.

3. Umsatzsteuer und Umsatzsteuervoranmeldung

Wer muss die Umsatzsteuervoranmeldung überhaupt abgeben?

  • Selbstständige, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen oder Lieferungen erbringen – egal ob haupt- oder nebenberuflich – müssen entweder monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch ans Finanzamt übermitteln.

Das Finanzamt verlangt, dass du sowohl die Umsatzsteuer, die bei deinen Verkäufen anfällt, als auch die Umsatzsteuer, die du selbst bei Eingangsrechnungen bezahlst, für den Vorabzug anmeldest.

Außerdem musst du beachten, dass du dich für die Umsatzsteuer in anderen Ländern registrierst und deren Regeln beachtest, falls du außerhalb von Deutschland verkaufen möchtest.

Von der Umsatzsteuervoranmeldung unbetroffen bleiben die vom Finanzamt eingestuften Kleinunternehmer nach § 19 UstG. Als Kleinunternehmer musst du in deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) ausweisen. Im Gegenzug bekommst du dafür aber auch nicht die „Vorsteuer“ (= Umsatzsteuer, für Eingangsrechnungen) erstattet.

4. Steuererklärung

Die Steuererklärung sollte am besten ein Steuerberater für dich erledigen, denn das Thema Steuern kann sehr komplex werden. Vor allem wenn du auch außerhalb von Deutschland verkaufen möchtest, denn die steuerlichen Gesetze sind von Land zu Land anders.

Genaue Informationen bezüglich der Steuererklärung für Amazon FBA Verkäufer findest du in diesem Artikel.

Tipps für eine strukturierte und übersichtliche Buchhaltung

Durch einige Tipps und Tricks kannst du dir deine Amazon Buchhaltung wesentlich vereinfachen und den Aufwand minimieren. Im Folgenden findest du nützliche Tipps:

Schnelle Entscheidungen

Triff die Entscheidungen bezüglich deiner Buchhaltung bevor du mit deinem Amazon Business beginnst. Das betrifft beispielsweise den Rechnungsservice, sodass Rechnungen nicht doppelt durch Amazon und andere Rechnungstools ausgestellt werden.

Grenzüberschreitenden Handel genau erfassen

Als Amazon Händler solltest du darauf achten, dass du alle grenzüberschreitenden Geschäftsfälle genau dokumentierst, sodass diese nachverfolgt werden können. Wie ich bereits erwähnt habe, sind außerhalb von Deutschland andere steuerliche Grundlagen zu beachten, die deine Abrechnungen beeinflussen.

Zudem solltest du beachten, dass verschiedene steuerliche Aufgaben nach Überschreitung bestimmter Lieferschwellen anfallen. Innerhalb der EU wurde seit dem Juli 2021 eine Lieferschwelle für den Fernverkauf von 10.000 € eingeführt.

Falls du die Lieferschwelle bei dem Verkauf in EU-Länder übertriffst, wird die Umsatzsteuer in dem Land fällig, in das du deine Ware verkauft hast.

In solchen Fällen ist auch eine Registrierung und eine Umsatzsteuer-Voranmeldung in diesen Ländern fällig.

Genauere Informationen findest du dazu in dem folgenden Artikel:

Mischung aus Tools und Steuerberater

Grundsätzlich ist die Beratung eines Steuerberaters hinsichtlich der Buchhaltung deines Onlinehandels sehr sinnvoll, sollte finanziell aber nicht unterschätzt werden.

Du kannst den Buchhaltungsprozess (außer die Ausgangsrechnungen) an einen FBA Steuerberater abführen. Hier ist jedoch mit Kosten in Höhe von ca. 120 € / Monat zu rechnen.

Der FBA Steuerberater berät und begleitet dich als Onlinehändler in verschiedensten Bereichen, wie z.B. Lieferschwellen, PAN-EU, Schnittstellen, Datenautomatisierung etc.

Stattdessen kannst du dir die Arbeit mit einem Tool vereinfachen und gleichzeitig auf die Beratung deines Steuerberaters in Einzelfällen zurückgreifen. Das ist wesentlich günstiger und für dich selbst auch übersichtlicher, weil du deine Einnahmen und Ausgaben immer im Blick hast.

Die Steuererklärung solltest du auf jeden Fall von einem Steuerberater erledigen lassen. Dieser wird dir helfen deine Steuerlast zu reduzieren und deine Kosten dementsprechend zu minimieren.

Workflows einrichten

Sorgfältiges Arbeiten ist das A & O bei deiner Ecommerce Buchhaltung für Amazon. Hier können zum einen Workflows helfen. Am besten schreibst du dir diese auf, sodass die Prozesse vereinheitlicht werden. Außerdem kann dadurch Zeit gespart werden, falls außergewöhnliche Geschäftsfälle häufiger auftreten und du dann sofort weißt, was zutun ist.

Feste Buchhaltungstage

Am besten legst du feste Tage im Monat bzw. in der Woche fest, in denen du einige Stunden in deine Buchhaltung investierst. Dadurch kannst du dir eine Routine aufbauen und hast die Arbeit immer direkt erledigt. So ersparst du dir das Nachholen der Finanzbuchhaltung für einige Wochen oder sogar Monate.

Amazon Buchhaltung für FBA Händler

Das FBA Programm bietet neben der enormen Reichweite auch logistische Vorteile für die Onlinehändler. Beispielsweise können die Waren via Amazon Prime versandt werden.

Um jedoch von günstigen Lagerkosten profitieren zu können, bietet Amazon an, die Waren in osteuropäischen Ländern zu lagern. Dementsprechend musst du dich – wie oben schon erwähnt – in den jeweiligen Ländern für die Umsatzsteuer registrieren.

Außerdem musst du beachten, dass zwar die Lieferung bei dauerhafter Einlagerung in ein EU-Ausland steuerfrei ist, diese aber trotzdem verbucht werden muss. Dementsprechend musst du für diese Lieferungen eine Rechnung an dich selbst, eine sogenannte Pro-Forma-Rechnung, ausstellen. Zudem muss diese Lieferung in einer Umsatzsteuervoranmeldung und in eine Zusammenfassenden Meldung vermerkt werden.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Warum ist die Buchhaltung so wichtig?

Eine korrekte Buchhaltung ist die Grundlage deines Onlinehandels auf Amazon. Denn als Unternehmer bist du verpflichtet eine Gewinnermittlung anhand deiner Ein- und Ausgangsrechnung, eine Steuererklärung und eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einzureichen.

Welche Buchaltungstools sind empfehlenswert?

Es gibt viele gute Buchhaltungstools. Natürlich kommt es immer auf deine individuellen Bedürfnisse an. Grundsätzlich kann man aber sagen, dass sich SevDesk für die allgemeine Buchhaltung und easybill für die Erstellung von Ausgangsrechnungen besonders empfehlenswert sind. Dieses Rechnungsprogramm kannst du sogar 30 Tage kostenlos testen.

Kann man die Buchhaltung abgeben?

Ja, teilweise ist es sinnvoll die Buchhaltung an einen Steuerberater abzugeben. Dieser kann dich in vieler Hinsicht beraten und dir sinnvolle Tipps geben. Jedoch solltest du hierbei die Kosten im Auge behalten. Bei der Steuererklärung solltest du auf jeden Fall einen Steuerberater hinzuziehen. 

Mila Pollmeier
Mila Pollmeier
Mila Pollmeier ist eine Marketing Managerin bei smartminded. Schwerpunktmäßig beschäftigt sie sich mit Amazon Marketing Strategien. In ihrer Freizeit liest sie gern Bücher und sammelt Airline Miles.

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